Обязанности:

Прием входящих звонков (внешних и внутренних, обеспечение их маршрутизации).
Прием визитеров офиса, гостей Компании.
Прием и отправка корреспонденции (своевременная регистрация и отправка внешним получателям).
Контроль надлежащего состояние переговорных комнат, поддержание в них порядка и наличия необходимых расходных материалов. Бронирование переговорных комнат, сопровождение гостей.
Заказ временных пропусков в офис Компании по заявкам работников. Заказ такси для визитеров.
Административная поддержка структурных подразделений Компании в организации документооборота.
Участвует в организации внутренних мероприятий для сотрудников.
Оказывает поддержку в организации рассылок и подготовке подарков на дни рождения, локальных мероприятиях, организует почтовые рассылки.
Оказывает поддержку Офис-менеджеру по вопросам администрирования (проведение закрывающих документов, оплата счетов за предоставляемые услуги по поддержке офиса, своевременное внесение информации в системах учета работодателя.
По запросу выполнять другие административные задачи включая подготовку документов и презентационных материалов, проверку входящих запросов и ответы на них, составление писем и официальных информационных релизов.

Требования:

Грамотная речь, отличные коммуникативные навыки
Опыт работы в аналогичной должности до 1 года возможен, от 2 лет будет являться преимуществом
Навыки работы с большим объемом информации
Способность работать самостоятельно и в команде, в режиме многозадачности
Внимание к деталям, ответственность, пунктуальность
Ориентация на результат

Знания:

Нормы этики и делового общения, ведение деловой переписки
Работа с оргтехникой, MS Office: Word, Excel, Power Point; навыки работы в NAV, Docs Vision будет преимуществом
Основы документооборота, ЭДО
Английский язык уровень В1

Секретарь на ресепшен